Fiskalizacija 2.0, eRačuni i digitalna arhiva poslovne dokumentacije
Koliko bi vašoj organizaciji trebalo da pronađe račun iz 2023. godine zajedno s ugovorom i otpremnicom?
U mnogim tvrtkama to traje 10 do 20 minuta, ponekad i duže.
Dokument je možda u e-mailu, dio dokumentacije na mrežnom disku, a dio još uvijek u registratoru.
S dolaskom Fiskalizacije 2.0 i sve većeg broja eRačuna, način na koji organizacije čuvaju poslovne knjige i dokumentaciju postaje ključno pitanje ne samo operativne učinkovitosti nego i regulatorne usklađenosti.
Zato sve više tvrtki postavlja isto pitanje:
Kako pravilno i zakonito organizirati digitalnu arhivu poslovne dokumentacije?
Zakonska obveza čuvanja poslovnih knjiga
Čuvanje poslovnih knjiga i knjigovodstvenih isprava nije samo interna organizacijska praksa nego zakonska obveza koja osigurava transparentnost poslovanja i mogućnost revizije.
Računovodstveni i porezni propisi propisuju:
- način čuvanja dokumentacije
- rokove pohrane
- vjerodostojnost i sljedivost dokumenta.
U stručnoj literaturi navodi se:
„Knjigovodstvene isprave čuvaju se, u pravilu, u obliku u kojem su nastale.
Računi zaprimljeni u papirnatom obliku mogu se pretvoriti u elektronički zapis ako to nije protivno drugim propisima.”
Posebno je važan rok čuvanja dokumentacije, koji za mnoge knjigovodstvene isprave iznosi i do 11 godina.
To znači da organizacije moraju osigurati:
- dugoročnu sigurnu pohranu
- očuvanje integriteta dokumenta
- mogućnost brzog pronalaska tijekom nadzora.
Zašto je čuvanje dokumentacije sve veći izazov?
Digitalizacija poslovanja povećala je količinu dokumentacije koju organizacije svakodnevno obrađuju.
U praksi se dokumenti nalaze na više različitih mjesta:
- e-mail sustavi
- lokalna računala
- mrežni diskovi
- ERP sustavi
- papirna arhiva.
Takva fragmentirana struktura često stvara operativne probleme:
- teško pronalaženje dokumenata
• nejasna verzija dokumenta
• nedostatak revizijskog traga
• povećani rizik gubitka dokumentacije.
U slučaju revizije ili poreznog nadzora organizacije tada moraju ručno prikupljati dokumentaciju iz više izvora, što može biti dugotrajno i rizično.
Brza provjera: imate li problem s upravljanjem dokumentima?
Ako se u vašoj organizaciji događa nešto od sljedećeg, postoji velika vjerojatnost da dokumentacija nije sustavno organizirana:
- dokumenti su raspoređeni po e-mailovima i mrežnim diskovima
• pronalazak starijih dokumenata traje više od nekoliko minuta
• ne postoji jasan revizijski trag izmjena
• dokumenti nisu povezani s poslovnim transakcijama
• priprema dokumentacije za reviziju traje danima.
Ako ste prepoznali više od jedne situacije, vrijeme je za sustavniji pristup upravljanju dokumentacijom.
Digitalna arhiva kao standard modernog poslovanja
Kako bi riješile navedene izazove, organizacije sve češće uvode sustave za upravljanje dokumentima (DMS – Document Management System).
Takvi sustavi omogućuju:
- centralizirano spremanje dokumentacije
- kontrolu pristupa dokumentima
- automatsko indeksiranje i pretraživanje
- evidenciju svih izmjena i pregleda dokumenta
- sigurnu dugoročnu digitalnu arhivu.
Na taj način dokumentacija postaje transparentna, dostupna i sigurna, a organizacija može u svakom trenutku dokazati vjerodostojnost dokumentacije tijekom revizije ili poreznog nadzora.
Kako DMS sustavi mijenjaju upravljanje dokumentacijom
Moderni DMS sustavi povezuju dokumentaciju s poslovnim procesima, što omogućuje:
- digitalno zaprimanje dokumenata
• automatiziranu obradu i odobravanje
• povezivanje dokumenta s ERPom
• dugoročnu digitalnu arhivu.
Time dokumentacija prestaje biti samo pasivna arhiva i postaje aktivni dio poslovnog procesa.
LaFMS DMS – sustav za digitalna upravljanje poslovnim procesima i dokumentima
LaFMS DMS razvijen je kako bi organizacijama omogućio sigurno i zakonito čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije u digitalnom okruženju.
Sustav omogućuje:
Dugoročnu digitalnu pohranu
Dokumentacija se čuva u strukturiranom digitalnom arhivu uz očuvanje:
- izvornog formata
- integriteta dokumenta
- revizijskog traga.
Potpunu sljedivost dokumentacije
Sustav bilježi:
- tko je pristupio dokumentu
- kada je dokument izmijenjen
- sve verzije dokumenta.
To osigurava potpunu transparentnost tijekom revizije ili porezne kontrole.
Brzo pronalaženje dokumentacije
U slučaju nadzora moguće je pronaći povezane dokumente u nekoliko sekundi, primjerice:
- račun
- ugovor
- otpremnicu
- odobrenje.
Integraciju s poslovnim sustavima
LaFMS se može povezati s poslovnim sustavima i procesima kao što su:
- eRačun posrednikom
- digitalna likvidatura
- ERP sustavi
- Digitalni potpisi
- ...
Na taj način dokumentacija postaje sastavni dio poslovnog procesa, a ne samo arhiva.
Prednosti digitalne arhive za organizaciju
Organizacije koje uvode sustavno upravljanje dokumentacijom ostvaruju niz prednosti:
- smanjenje operativnih rizika
• brže pronalaženje dokumentacije
• lakšu pripremu revizija
• bolju regulatornu usklađenost
• veću sigurnost podataka.
Rizici neusklađenosti
Nepravilno čuvanje poslovnih knjiga i dokumentacije može imati i financijske posljedice.
Prema tumačenjima relevantnih propisa:
- kazne za nepravilno evidentiranje eRačuna mogu iznositi od približno 1.320 € do 66.360 € za pravne osobe
- povrede vezane uz čuvanje dokumentacije mogu rezultirati kaznama do približno 13.000 €
- u težim slučajevima moguće su i dodatne regulatorne mjere.
Zbog toga je pravilna organizacija digitalne arhive važan dio upravljanja regulatornim rizicima.
Provjerite je li vaša dokumentacija spremna za Fiskalizaciju 2.0
Mnoge organizacije tek tijekom revizije otkriju da dokumentacija nije sustavno organizirana.
Zato LAMA nudi Digital Document Audit – stručnu procjenu procesa upravljanja dokumentacijom.
Audit uključuje:
✔ analizu trenutnog stanja dokumentacije
✔ procjenu regulatornih i operativnih rizika
✔ preporuke za optimizaciju i digitalnu transformaciju.
Ako želite provjeriti je li vaša organizacija spremna za Fiskalizaciju 2.0 i digitalnu transformaciju:
zatražite Digital Document Audit ili dogovorite kratku prezentaciju LaFMS DMS sustava.
Na taj način možete osigurati da vaša organizacija ima sigurnu, transparentnu i digitalnu arhivu poslovne dokumentacije na jednom mjestu bez dodatnih troškova.
