Koliko vas zapravo može koštati neusklađenost u eri Fiskalizacije 2.0
Porezni nadzor započeo je rutinski.
Inspektor traži ulazni račun.
Zatim traži dokaz tko ga je odobrio.
Zatim traži potvrdu da je roba ili usluga stvarno zaprimljena.
Zatim traži audit trail procesa.
Račun postoji.
PDF postoji.
Ali nema zapisa tko je račun odobrio.
Nema dokumentiranog postupka provjere.
Nema zapisa o tijeku odobravanja.
U tom trenutku problem više nije administrativni.
Postaje regulatorni i financijski rizik.
U eri Fiskalizacije 2.0 dokument više nije dovoljan.
Organizacija mora dokazati kako je dokument obrađen.
Neusklađenost više nije proceduralna pogreška nego prekršaj
Digitalizacija poslovanja i širenje eRačuna mijenjaju očekivanja regulatora.
Država više ne očekuje samo da dokument postoji.
Očekuje da organizacija može dokazati:
- vjerodostojnost podrijetla dokumenta
- cjelovitost sadržaja
- čitljivost tijekom cijelog razdoblja čuvanja
- jasno dokumentiran proces prihvaćanja ili odbijanja računa
Drugim riječima — organizacija mora imati dokaziv poslovni proces.
Ako taj proces ne postoji ili nije dokumentiran, ulazi se u zonu prekršaja.
Kolike su stvarne kazne?
Prema važećim odredbama Zakona o fiskalizaciji i povezanim prekršajnim odredbama, financijske posljedice mogu biti značajne.
Za pravne osobe
Kazne mogu iznositi:
- 1.320 € do 39.810 €
za nepravilno izdavanje, fiskalizaciju ili evidentiranje računa - do 80.000 €
u slučaju težih ili ponovljenih prekršaja - 1.320 € do 26.540 €
za proceduralne povrede poput nedostavljanja podataka ili nedokumentiranih procesa
Za odgovornu osobu u pravnoj osobi
Moguće su kazne:
- 390 € do 6.630 €
- do 8.000 € kod ponovljenih prekršaja
U poreznoj praksi postoje slučajevi gdje kombinacija fiskalnih i proceduralnih nepravilnosti rezultira ukupnim kaznama od 66.000 € do 90.000 €.
No kazna često nije najveći problem.
Najskuplji scenarij: nepriznati trošak i izgubljeni pretporez
Ako tijekom nadzora organizacija ne može dokazati:
- da je račun pravilno likvidiran
- da je roba ili usluga stvarno zaprimljena
- da dokument nije izmijenjen
- da postoji audit trail procesa
posljedice mogu uključivati:
- nepriznavanje troška
- gubitak prava na odbitak PDV-a
- dodatni obračun poreza
- zatezne kamate
- dodatne porezne kontrole
U praksi to znači da račun od 20.000 € može generirati višestruko veći financijski učinak od same kazne.
Gdje organizacije najčešće griješe?
Većina organizacija ne krši propise namjerno.
Problem je u tome što procesi nisu strukturirani.
Najčešći rizici uključuju:
- odobravanje računa putem e-maila
- nepostojanje formalnog workflowa likvidature
- dokumenti pohranjeni na više lokacija
- nepostojanje centralnog audit traila
- nepovezanost eRačuna, odobravanja i knjiženja
U svakodnevnom poslovanju sustav funkcionira.
Ali tijekom poreznog nadzora taj sustav često ne može dokazati što se zapravo dogodilo.
Digitalna likvidatura kao standard modernog poslovanja
U modernom poslovnom okruženju organizacije sve više uvode digitalne sustave upravljanja dokumentacijom (DMS) kako bi:
- standardizirale procese
- osigurale regulatornu usklađenost
- smanjile administrativni rizik
- ubrzale pristup dokumentaciji
Takvi sustavi omogućuju da svaki dokument ima kontekst, a svaki proces ima dokaziv trag.
LaFMS DMS: kada dokumentacija postaje kontrolirani sustav
LaFMS DMS nije samo digitalna arhiva.
To je sustav koji omogućuje kontrolu, dokazivanje i usklađenost procesa.
Sustav omogućuje:
Standardizirani workflow likvidature
Račun ne može biti knjižen dok:
- nije pregledan
- nije odobren
- nije dokumentiran proces odobrenja.
Potpuni audit trail
Sustav automatski bilježi:
- tko je pregledao dokument
- kada je donesena odluka
- je li račun prihvaćen ili odbijen
- razlog odluke
Time se osigurava dokazivost procesa tijekom nadzora.
Centraliziranu digitalnu arhivu
Dokumentacija postaje:
- strukturirana
- centralizirana
- pretraživa u sekundama
- zaštićena od izmjena
Integraciju s poslovnim sustavima
LaFMS se integrira s ERP sustavima i procesima obrade eRačuna, čime se:
- automatizira likvidatura
- smanjuje administracija
- kreira eArhive URA
- osigurava sljedivost cijelog procesa.
Razlika između rizika i kontrole
Bez strukturiranog sustava:
- dokument postoji
- ali proces nije dokaziv.
Sa sustavom upravljanja dokumentacijom:
- svaka odluka ima zapis
- svaka izmjena ima trag
- svaki dokument ima kontekst.
U digitalnom poslovanju to je razlika između administracije i regulatorne sigurnosti.
Želite procijeniti rizike u vlastitim procesima?
Pripremili smo kratku procjenu procesa likvidature i upravljanja dokumentacijom koja pomaže organizacijama razumjeti gdje se nalaze najveći regulatorni rizici.
Tijekom razgovora naši stručnjaci analiziraju:
- način zaprimanja eRačuna
- proces odobravanja i likvidature
- arhiviranje dokumentacije
- audit trail procesa
Na temelju toga dobivate jasnu procjenu rizika i preporuke kako procese uskladiti s Fiskalizacijom 2.0.
Zatražite stručnu procjenu vaših procesa i prezentaciju LaFMS DMS sustava
Saznajte kako digitalna likvidatura može smanjiti regulatorne rizike i pojednostaviti upravljanje poslovnom dokumentacijom.
PRIJAVITE SE ZA SASTANAK
Ako želite provjeriti je li vaša organizacija spremna za Fiskalizaciju 2.0 i digitalnu transformaciju:
zatražite Digital Document Audit ili dogovorite kratku prezentaciju LaFMS DMS sustava.
Na taj način možete osigurati da vaša organizacija ima sigurnu, transparentnu i digitalnu arhivu poslovne dokumentacije na jednom mjestu bez dodatnih troškova.
